Informacja o danych osobowych
1 Administrator i kontakt
Administratorem jest Maciej Miąskowski, TPR Flow, Obrońców Wybrzeża 29/8, 83-000 Pruszcz Gdański, NIP 6040011875. W sprawach danych: support@tprflow.pl. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych.
2 Formularz zgłoszenia i kontakt
Zbieramy imię, nazwisko, e-mail, organizację, NIP i wybrany pakiet; opcjonalnie telefon, stanowisko, dodatkowy e-mail rozliczeniowy i uwagi. Dla płatnego pakietu potrzebne są także dane adresowe nabywcy i forma działalności; dla JDG zapisujemy oświadczenie o zawodowym charakterze zakupu oraz zgodę na wcześniejsze dostarczenie licencji i przyjęcie do wiadomości utraty prawa odstąpienia, wraz z czasem i wersją warunków. Zapisujemy datę, wersje zaakceptowanych warunków i umowy powierzenia, identyfikator zgłoszenia, dane do płatności oraz stan wysyłki i obsługi.
Jeżeli jesteś stroną umowy, obsługa zgłoszenia i umowy opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Gdy reprezentujesz organizację, kontakt opiera się na uzasadnionym interesie prowadzenia relacji z nią (lit. f). Rozliczenia podatkowe i rachunkowe opierają się na obowiązku prawnym (lit. c). Dane wymagane służą obsłudze wybranego zgłoszenia; bez nich nie można go prawidłowo rozpatrzyć. Formularz nie zapisuje do marketingu. Nie wpisuj w uwagach treści TPR ani zbędnych danych poufnych.
3 Konto, licencje i wersje offline
Konto obejmuje adres e-mail, zapis hasła w postaci skrótu, dane dostępu i sesji, powiązane licencje, ich parametry, kody i zdarzenia aktywacji oraz historię operacji. Służą udostępnieniu uprawnień, obsłudze limitów, kontaktowi i bezpieczeństwu. Podstawa to wykonanie umowy osoby będącej jej stroną albo uzasadniony interes obsługi użytkowników organizacji i ochrony uprawnień.
Drugi składnik logowania. Konto może mieć włączony drugi składnik logowania: aplikację uwierzytelniającą (zapisujemy zaszyfrowany sekret) albo kod wysyłany na adres e-mail konta (zapisujemy skrót kodu ważny 10 minut). Kody zapasowe przechowujemy wyłącznie jako skróty. Dla konta administratora drugi składnik jest obowiązkowy; dla klientów dobrowolny. Podstawą jest zabezpieczenie konta i uprawnień (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Powiadomienie o logowaniu. Po udanym logowaniu z adresu IP, z którego konto nie logowało się od 30 dni, wysyłamy na adres konta wiadomość z datą, adresem IP i opisem przeglądarki. W tym celu przechowujemy przez 30 dni skrót pary konto–adres IP. Ograniczamy też liczbę prób logowania i wysyłania kodów na adres IP i na konto; zapisy tych limitów są krótkotrwałe. Podstawą jest uzasadniony interes w ochronie konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Opiekun licencji (konto, na które wydano licencję) może utworzyć konta użytkowników generatora XML online. Zapisujemy nazwę użytkownika, skrót hasła, ustawione przez opiekuna limity (liczba XML, ważność, lata okresów, NIP) i stan konta oraz historię generowań z informacją, kto utworzył PDF lub XML, dla jakiego NIP-u i okresu i z iloma transakcjami. Historię widzi opiekun licencji i administrator. Podstawą jest wykonanie umowy z klientem i jego uzasadniony interes w kontroli korzystania z licencji (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
Wersje offline (dla Excela i samodzielna) przy aktywacji i autoryzacji przekazują identyfikatory licencji, instalacji i urządzenia oraz informacje o operacji XML, takie jak identyfikacja podmiotu, formularz, okres, liczba transakcji i oznaczenia kontrolne. Nie są anonimowe tylko dlatego, że są identyfikatorami. Tworzenie PDF i XML w wersjach offline odbywa się lokalnie; autoryzacja nie jest przesłaniem całej treści deklaracji do generatora online. Przy każdym uruchomieniu wersja offline potwierdza na serwerze licencji ważność aktywacji tej instalacji (identyfikator instalacji i skrót cech urządzenia; w wersji samodzielnej skrót obejmuje identyfikator instalacji Windows, numer seryjny dysku systemowego i nazwę komputera). Wersja samodzielna przechowuje token aktywacji lokalnie, w postaci zaszyfrowanej mechanizmem Windows dla konta użytkownika. Instalację można dezaktywować z programu albo poprosić opiekuna licencji o reaktywację w panelu; zapisujemy zdarzenia aktywacji, dezaktywacji i reaktywacji. Dane projektu, kopie zapisu i klucz szyfrujący pliki zapisane „bez hasła” pozostają na urządzeniu użytkownika; program ich nie przesyła.
Przy licencji Business z limitem spółek serwer przechowuje listę spółek objętych licencją: NIP i nazwę, sposób i czas dodania oraz informację, kto ją dodał (opiekun, administrator, program offline, pierwszy XML). Program offline pobiera tę listę i przy dodaniu spółki przesyła na serwer jej NIP. Nazwę spółki serwer pobiera po NIP z publicznego wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów i przechowuje w pamięci podręcznej do 30 dni. Służy to obsłudze limitu spółek z umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4 Generator XML online
Po przesłaniu pliku generator odczytuje zawarte w nim dane i tworzy PDF lub XML. Obejmuje to dane spółki, transakcji i inne informacje potrzebne do dokumentu, także dane osobowe, jeśli występują w pliku. W odniesieniu do tych treści działamy w imieniu klienta zgodnie z Umową powierzenia; klient lub jego zleceniodawca pozostaje administratorem.
Historia rozliczeń i bezpieczeństwa może odrębnie obejmować czas, identyfikatory operacji i licencji, NIP, okres, kanał offline lub online i stan wyniku. Służy prawidłowemu rozliczeniu i wyjaśnieniu błędów, a nie reklamie. Usługa nie jest archiwum projektów. Pobierz wynik i zachowaj własną kopię danych.
Przy licencji Business z limitem spółek przy każdym XML, w wersjach offline i w generatorze online, powstaje profil deklaracji. Zawiera kody formularza (urząd, cel złożenia, kategoria podmiotu, PKD, standard rachunkowości, oświadczenia), kody i przedziały wartości transakcji (z dokładnością około 9%), skrót zestawu krajów, liczbę kontrahentów i przedziały pól analizy. Nie zawiera nazw, NIP-ów ani danych kontrahentów ani dokładnych kwot. NIP spółki jest przy nim zapisany wyłącznie jako skrót kryptograficzny. Profil porównujemy z wcześniejszymi profilami tej samej spółki, aby wykryć użycie licencji Business dla podmiotu, który nie jest nią objęty. Wynik porównania widzi wyłącznie administrator; porównanie nie blokuje generowania i nie prowadzi do wyłącznie automatycznych decyzji. Ewentualne wyjaśnienia prowadzimy z klientem. Podstawą jest uzasadniony interes w ochronie warunków licencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Profil tworzymy we własnym imieniu, niezależnie od przetwarzania treści dokumentu na zlecenie klienta.
5 Okresy przechowywania
Zgłoszenia Basic bez przyznania licencji, nieopłacone dane do płatności i powiązaną korespondencję przechowujemy 6 miesięcy od zamknięcia kontaktu lub upływu terminu płatności. Opcjonalny telefon usuwamy po zakończeniu kontaktu, najpóźniej 3 miesiące od podania. Co miesiąc ręcznie przeglądamy te dane i usuwamy zbędne zapisy także z kopii roboczych i skrzynek.
Dane konta i licencji przechowujemy przez obsługę uprawnień, następnie wyłącznie w niezbędnym zakresie do rozliczenia operacji i ochrony roszczeń przez właściwy termin przedawnienia, a w razie postępowania przez czas niezbędny do jego zakończenia. Nie zachowujemy bez uzasadnienia całego formularza. Przegląd zapisów licencyjnych odbywa się najpóźniej po 12 miesiącach od utworzenia i następnie co najmniej co 12 miesięcy; zbędne dane usuwa się w ciągu 30 dni od przeglądu. Zamknięcie dostępu nie jest automatycznym usunięciem całej historii. Tak samo przechowujemy listę spółek licencji, konta użytkowników generatora i profile deklaracji; konto usuniętego użytkownika zostaje oznaczone jako usunięte, a historia generowań zostaje na potrzeby rozliczenia.
Dokumenty księgowe przechowujemy zasadniczo przez 5 lat od końca właściwego roku podatkowego, z uwzględnieniem szczególnych przepisów i biegu przedawnienia. Faktury ustrukturyzowane w KSeF są przechowywane w tym systemie przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. Okres KSeF nie oznacza potrzeby przechowania całego formularza przez ten sam czas.
Dostęp do plików i wyników w generatorze wygasa po 24 godzinach. Po tym czasie pliki są przeznaczane do automatycznego usunięcia. Usuwanie następuje w osobnym procesie utrzymania i może zostać odłożone, gdy operacja jest zajęta; upływ 24 godzin nie jest zapewnieniem fizycznego usunięcia wszystkich plików ani kopii zapasowych w tej chwili. Przetwarzanie treści i realizację żądania usunięcia określa Umowa powierzenia.
Konto klienta po usunięciu jego ostatniej licencji traci hasło, drugi składnik i aktywne sesje; rekord konta pozostaje do czasu nowej licencji lub usunięcia. Konta klientów bez aktywnej licencji, bez logowania przez co najmniej 180 dni, administrator może usunąć wraz z sesjami, linkami i danymi drugiego składnika; historia licencji, rozliczeń i generowań pozostaje w zakresie opisanym wyżej. Czynności administracyjne na kontach i licencjach zapisujemy w dzienniku zdarzeń (z adresem e-mail w postaci skróconej) na potrzeby bezpieczeństwa i rozliczalności.
6 Odbiorcy i infrastruktura
Dostęp mają administrator i upoważnione osoby. LH.pl zapewnia hosting i pocztę, w tym wysyłkę wiadomości systemowych: linków dostępu, kodów logowania i powiadomień o logowaniu. Kopia zgłoszenia trafia na zapytanie@tprflow.pl, alias support@tprflow.pl; nie są to odrębni administratorzy. Dane rozliczeń otrzymują bank obsługujący przelew oraz właściwe organy i system KSeF w zakresie przewidzianym prawem. Nie korzystamy z biura rachunkowego jako odbiorcy danych ani z zewnętrznego CRM formularza. Aby ustalić nazwę spółki licencji Business, serwer przekazuje jej NIP do publicznego API wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów (wl-api.mf.gov.pl).
Hosting utrzymuje techniczne logi i kopie awaryjne. Usunięcie danych w aplikacji nie wymazuje natychmiast rotowanych kopii. Nie wykorzystujemy ich do tworzenia list marketingowych; po odtworzeniu ponownie stosujemy usunięcia. Dostawca skrzynki odbiorcy przetwarza otrzymaną pocztę według własnych zasad. Informacje LH.pl: https://www.lh.pl/regulaminy/5,polityka-prywatnosci.
7 Pliki cookie i zabezpieczenia
Formularz korzysta z niezbędnego cookie tpr_order i serwerowego zabezpieczenia żądań. Token jest ważny 30 minut; jego wygaśnięcie nie jest równoznaczne z usunięciem wszystkich danych sesyjnych. Ochrona przed spamem wykorzystuje adres sieciowy, czas i identyfikatory operacji; stare wpisy mechanizmu godzinowego są porządkowane przy kolejnych zgłoszeniach. Konto i generator stosują sesję uwierzytelnionego użytkownika.
Przetwarzanie techniczne opiera się na uzasadnionym interesie zapewnienia działania i bezpieczeństwa usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie stosujemy formularza do profilowania ani wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki.
Wszystkie wersje przy każdym uruchomieniu sprawdzają dostępność nowej wersji, pobierając plik informacji o aktualizacji z serwera TPR Flow. Wersja offline dla Excela korzysta także z mechanizmu automatycznej aktualizacji programu, który pobiera z tego serwera opis i plik aktualizacji. Serwer otrzymuje adres IP i standardowe informacje żądania HTTP. Program nie dodaje do tych żądań identyfikatora licencji ani danych deklaracji. Plik informacji o aktualizacji jest podpisany cyfrowo, a wersja offline dla Excela sprawdza podpis pobranej aktualizacji przed instalacją; po instalacji nowej wersji dane projektu są przenoszone lokalnie, bez udziału serwera. Celem jest udostępnianie aktualizacji i bezpieczeństwo, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Techniczne logi hostingu podlegają zasadom dostawcy infrastruktury opisanym w punkcie 6.
Funkcja «Dodaj po NIP» przesyła wskazane NIP-y do publicznego API wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów (wl-api.mf.gov.pl). W razie sprawdzania danych KRS program odpytuje publiczne API Ministerstwa Sprawiedliwości (api-krs.ms.gov.pl), przekazując numer KRS. Celem jest pobranie danych identyfikacyjnych spółki. Zewnętrzny rejestr otrzymuje również dane techniczne połączenia, w tym adres IP. Przy licencji Business z limitem spółek ta funkcja dodatkowo pobiera listę spółek licencji z serwera TPR Flow i przesyła na serwer NIP dodawanej spółki (punkt 3).
Funkcja «Znajdź sprawozdanie w RDF» otwiera zewnętrzną stronę Repozytorium Dokumentów Finansowych; plik sprawozdania pobierasz samodzielnie. Przyciski źródeł w pomocy do pól formularza otwierają w przeglądarce publiczne dokumenty Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl) i Sejmu (sejm.gov.pl); program nie przekazuje im danych deklaracji.
8 Prawa i wcześniejsze rejestry
Na zasadach RODO możesz żądać dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia oraz przenoszenia danych w odpowiednich przypadkach. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie i skargę do Prezesa UODO. Jeżeli podstawą była zgoda, możesz ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Zgłoszenie i zakup nie wymagają zgody marketingowej.
Dawne pobrania, powiadomienia i formularze opisuje odrębna Informacja o danych — rejestry archiwalne: Informacja o danych — rejestry archiwalne.
Poprzednia wersja informacji z 27.10.2026: archiwum informacji o danych. Wcześniejsze: 19.10.2026, 17.10.2026, 14.10.2026, 13.10.2026.